Excel là gì? Một số thủ thuật excel cho dân văn phòng bạn nên biết

Excel, Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất, đi kèm với tất cả các phiên bản Microsoft Office từ trước đến nay. Do tính linh hoạt cũng như khả năng xử lý dữ liệu tuyệt vời, Excel đã trở thành một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh và kinh tế. Vậy Excel là gì, nó được ứng dụng như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm tiện ích này trong bài viết dưới đây.

Excel là gì?

Excel Nó là một phần của bộ công cụ văn phòng Microsoft Office, bao gồm nhiều phần mềm khác nhau như: hỗ trợ soạn thảo văn bản, thuyết trình, quản lý email hay bảng tính. Phần mềm này có vai trò tạo bảng tính, tích hợp các tính năng, công cụ hỗ trợ người dùng tính toán số liệu nhanh chóng, chính xác với lượng dữ liệu lên đến hàng triệu ô. Người dùng có thể dễ dàng tải miễn phí các phiên bản excel mới nhất trên website của Microsoft (dành cho máy tính) hoặc trên Google Play Store, App Store (dành cho điện thoại).

Cấu trúc của một sổ làm việc Excel

Một bảng tính Excel cơ bản thường có cấu trúc bao gồm:

Bảng tính – Trang tính: Mỗi bảng tính chứa hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có thể thoải mái sử dụng để tính toán, tạo biểu mẫu, phân tích dữ liệu…

Sổ tay – Sổ làm việc: Một Workbook thường có từ 1 đến 255 sheet riêng biệt, thường được dùng để tập hợp các bảng tính, đồ thị có liên quan với nhau. Excel không giới hạn số lượng Workbook, tuy nhiên bạn có thể mở bao nhiêu Workbook sẽ phụ thuộc vào bộ nhớ trên máy tính của bạn.

Cột – Cột: Một cột là một tập hợp các ô theo chiều dọc. Độ rộng mặc định của mỗi cột là 9 ký tự (người dùng có thể thay đổi giá trị này từ 0 – 255 ký tự). Một bảng tính Excel có 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái khác nhau như: A, B, C, E, F, G, H, I…

Dòng hàng: Dòng là một tập hợp các ô theo chiều ngang. Chiều cao dòng mặc định trong Excel là 12,75 điểm (người dùng cũng có thể thay đổi giá trị này từ 0 – 409). Một bảng tính Excel có ít nhất 16384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5, 6…).

Tế bào – Tế bào: Một ô là giao điểm giữa một hàng và một cột. Tọa độ của một ô được xác định bởi số hàng và ký tự cột. Trong đó tọa độ cột luôn được liệt kê đầu tiên.

Khu vực – Phạm vi: Một vùng thường là tập hợp của nhiều ô lân cận, thường được xác định bởi tọa độ của ô đầu tiên và tọa độ của ô cuối cùng. Phạm vi có thể là một ô, một nhóm ô hoặc toàn bộ trang tính. Với phần mềm Excel, bạn có thể làm việc cùng lúc với nhiều lĩnh vực khác nhau.

Lợi ích của Exel

Excel dùng để làm gì là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Trên thực tế, phần mềm excel được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, phù hợp với những người thường xuyên phải soạn thảo văn bản, tính toán các con số, phân tích số liệu. Với nhiều hàm thông dụng được tích hợp như Vlookup, logic, SUM, AVG,… cho phép bạn tính toán nhanh chóng mà không cần sử dụng đến máy tính hay bất kỳ thiết bị hỗ trợ tính toán nào khác. Một số ngành nghề sử dụng Excel nhiều nhất hiện nay có thể kể đến như:

• Ngành kế toán: hỗ trợ tính toán, lập báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
• Quản trị: giúp nhân viên hành chính theo dõi chấm công nhân viên, quản lý tài sản, văn phòng phẩm…
• Nhân sự: có chức năng lập danh sách nhân sự, tính lương – thưởng cho nhân viên công ty…
• Giáo viên: hỗ trợ giáo viên, giáo viên tính điểm cho học sinh, lập danh sách học sinh thi…
• Kỹ sư: giúp tính toán các số liệu kỹ thuật liên quan đến thiết kế và thi công các công trình, dự án xây dựng…

Các mục đích sử dụng khác mà ứng dụng có thể sử dụng Excel bao gồm:

• Vẽ biểu đồ hoặc biểu đồ dữ liệu để hỗ trợ người dùng xác định xu hướng dữ liệu.
• Làm cho dữ liệu quan trọng dễ tìm và nắm bắt nội dung với định dạng dữ liệu phù hợp.
• In dữ liệu và biểu đồ để sử dụng trong báo cáo, thuyết trình, v.v.
• Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu để tìm thông tin cụ thể một cách nhanh chóng và chính xác.
• Liên kết dữ liệu bảng tính với biểu đồ để sử dụng trong các chương trình khác như Microsoft PowerPoint và Word.
• Nhập dữ liệu vào các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác để phân tích.

Một số thủ thuật excel hữu ích và dễ làm cho dân văn phòng

Sử dụng thành thạo excel giúp ích rất nhiều trong công việc, đặc biệt là đối với những bạn đang làm trong lĩnh vực hành chính văn phòng bởi những tiện ích của các chức năng được tích hợp trong phần mềm này. Một số thủ thuật excel office cơ bản dưới đây sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn và làm việc chuyên nghiệp hơn.

In 1 vùng tùy chọn trong Excel

Khi muốn in một phần thông tin trong bất kỳ bảng tính excel nào, người dùng có thể thực hiện các bước sau: (các bước dưới đây đều được thực hiện trên excel 2010, bạn cũng có thể thực hiện tương tự với các phiên bản bảng tính khác). excel khác)

• Bước 1: Chọn vùng muốn in bằng cách nhấn giữ chuột trái và kéo để bôi đen
• Bước 2: Đặt vùng in: Vào “Page layout” -> “Print Area” -> “Set Print Area”
• Bước 3: In vùng chọn: Căn lề trước khi in như văn bản bình thường sau đó tiến hành in văn bản

Đóng băng tiêu đề hàng hoặc cột trong Excel

Trong trường hợp nếu bạn đang làm việc trên một bảng tính có nhiều hàng và cột, việc rê chuột xuống dưới hoặc sang bên sẽ làm tiêu đề hàng hoặc cột chạy theo, khiến bạn rất khó so sánh dữ liệu. Sử dụng công cụ Freeze Panes để cố định tiêu đề hàng hoặc cột để dễ theo dõi.

Đây là cách thực hiện:

* Đã sửa dòng đầu tiên:

Vào VIEW >>> Freeze Panes >>> Freeze Top Row ngay sau đó bảng tính excel sẽ cố định hàng trên cùng của bảng tính excel

Kết quả sau khi thực hiện thủ thuật này là khi bạn kéo các dòng xuống dưới cùng thì dòng tiêu đề bạn muốn vẫn cố định trên màn hình làm việc excel của bạn.

* Cố định cột đầu tiên:

Tương tự, vào VIEW -> Freeze Panes -> Freeze First Column Thủ thuật Excel này sẽ đóng băng cột đầu tiên của bảng tính.

Kết quả là cho dù bạn kéo trang tính sang bên phải bao xa, cột đầu tiên vẫn sẽ được cố định cho bạn.

* Đã sửa bất kỳ hàng hoặc cột nào:

Đặt con trỏ chuột tại vị trí ô đầu tiên sau cột muốn cố định hoặc bên dưới hàng muốn cố định rồi thực hiện các bước tương tự như trên.

Lúc này, các dòng phía trên dòng đặt con trỏ và các cột phía trước cột đặt con trỏ sẽ được cố định.

Nhanh chóng điền dữ liệu giống nhau trong excel

Để điền nhanh các dữ liệu giống số thứ tự, chữ cái… ta làm như sau:

Đặt con trỏ chuột tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (có thể là dạng text, số hoặc công thức)

Sau đó double click vào dấu + ở góc dưới của ô được chọn khi rê chuột

Tiếp theo, kéo và giữ chuột trái vào các ô mà bạn muốn điền nhanh dữ liệu. Kết quả ngay lập tức sẽ là một chuỗi dữ liệu trùng với ô ban đầu trong các ô tiếp theo của cột.

Trong thủ thuật office excel có một thủ thuật rất hay được sử dụng để tạo thuận lợi cho người dùng trong trường hợp phải chuyển đổi liên tục giữa các sheet để xem dữ liệu. Đó chính là phím tắt Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down. Chuyển đổi giữa các sheet theo cách này vừa chuyên nghiệp lại không cần dùng chuột.

Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường trong excel

Trong Excel có một số thủ thuật chuyển chữ hoa thành chữ thường cho dữ liệu trong cột mà bạn có thể lựa chọn như sau:

• Viết hoa tất cả các chữ cái: Sử dụng UPPER . chức năng
• Viết thường tất cả các chữ cái: Sử dụng LOWER . chức năng
• Viết hoa các chữ cái đầu tiên: Sử dụng PROPER . chức năng

Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Để mở nhiều bảng tính cùng lúc, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Ctrl và click chọn các tập tin muốn mở, sau đó nhấn Enter.

Đây là giải pháp hữu hiệu khi bạn cần mở nhiều file excel cùng lúc để làm việc, thay vì mở từng file một. Thủ thuật này được coi là thủ thuật cơ bản trong các thủ thuật trong excel được nhiều dân văn phòng, kế toán sử dụng.

Chuyển cột thành dòng, dòng thành cột trong excel

Khi muốn đổi cột thành hàng, hàng thành cột hay thay đổi cấu trúc hàng cột trong bảng tính excel các bạn làm như sau:

Bôi đen bảng dữ liệu muốn thay đổi rồi chọn “Copy”, chọn “Paste Special” trên màn hình sẽ xuất hiện giao diện (hình dưới).

Tiếp tục bấm “Transpose” và bấm ok.

Một số giải pháp khác có thể dùng để thay thế Excel

Excel luôn là cái tên được nhắc đến nhiều nhất trong lĩnh vực xử lý bảng tính. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất với phần mềm này là giá cả. Người dùng sẽ phải trả khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VND/năm để có thể sử dụng. Chính vì vậy, một số phần mềm bảng tính được cung cấp miễn phí, có chức năng tương tự như Excel đã ra đời. Chi tiết:

• Google Sheet: Một chương trình bảng tính dựa trên web hoàn toàn miễn phí.
• Excel Online: Phiên bản thu nhỏ của ứng dụng Excel, trên nền web và hoàn toàn miễn phí sử dụng.
• OpenOffice Calc: Chương trình bảng tính cực kỳ mạnh mẽ được tải xuống miễn phí.
• LibreOffice Calc: Một phần mềm tương tự Microsoft Excel nhưng không mất phí.

Qua bài viết này, chúng tôi đã giải thích cho bạn hiểu Excel nghĩa là gì và một số thủ thuật excel cơ bản. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn đọc tăng cường kiến ​​thức, kỹ năng tin học văn phòng, giúp bạn thao tác dễ dàng hơn trong công việc và cuộc sống.