Hoá đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về lập hoá đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế hóa đơn giấy, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì và những câu hỏi thường gặp trong bài viết sau nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

hóa đơn điện tử (tiếng Anh là e-invoice) là tập hợp các thông tin, dữ liệu về giao dịch hàng hóa, dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Mọi hoạt động liên quan đến loại hóa đơn này đều được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ trên máy tính của các bên liên quan theo đúng quy định.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc về số lượng theo trình tự thời gian và chỉ được lập và sử dụng một lần.

Hóa đơn điện tử bao gồm:

• Xuất hóa đơn
• hóa đơn giá trị gia tăng
• Hóa đơn bán hàng
• Các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, biên lai bảo hiểm…
• Chứng từ, chứng từ thu tiền cước hàng không, vận chuyển quốc tế, phí dịch vụ ngân hàng… được lập theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật.

Yêu cầu về hóa đơn điện tử hợp lệ

• Có sự đảm bảo tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn điện tử, tức là thông tin là đầy đủ, không bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị.
• Thông tin trên hóa đơn điện tử được truy cập và sử dụng dưới dạng đầy đủ khi cần

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:

• Doanh nghiệp phải có Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan quản lý và Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (theo mẫu số 2 ban hành kèm theo Thông tư 32).
• Ký điện tử hóa đơn mẫu gửi cơ quan thuế

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tổ chức kinh tế đủ điều kiện và thực hiện giao dịch khai thuế điện tử với cơ quan thuế hoặc sử dụng giao dịch điện tử với ngân hàng
• Đáp ứng yêu cầu về địa điểm, đường truyền, mạng thông tin, thiết bị liên lạc cho hóa đơn điện tử
• Có đội ngũ đủ trình độ, năng lực triển khai, quản lý hóa đơn điện tử
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có hệ thống phần mềm bán hàng và kế toán kết nối với nhau, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động cập nhật vào phần mềm (CSDL) kế toán khi lập hóa đơn.
• Có quy trình sao lưu, phục hồi và lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu về chất lượng như: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi khi có sự cố

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo trì
• An toàn và bảo mật

Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm giúp khách hàng yên tâm, tránh rủi ro trong lưu trữ, hạn chế hóa đơn giả. Khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống để trích xuất và lưu trữ hóa đơn ngay trên phần mềm, hoặc in hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu.

• Tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn đến khách hàng bao gồm: email, SMS…

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ lập hóa đơn điện tử trực tiếp trên hệ thống phần mềm của mình
• Người bán hàng hóa, dịch vụ thực hiện lập hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào hệ thống phần mềm của tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ này.

Gửi hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua hàng hóa, dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: sau khi lập hóa đơn điện tử, ký điện tử, người bán truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo phương thức đã thỏa thuận giữa hai bên.
• Gửi qua trung gian: người bán truy cập hệ thống lập hóa đơn điện tử của trung gian lập hóa đơn, ký điện tử rồi gửi cho người mua

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

Áp dụng đối với các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai địa chỉ, mã số thuế…

• Nếu hóa đơn đã được lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế thì cách xử lý hóa đơn lập sai khá đơn giản là hủy hóa đơn khi được sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên. Tuy nhiên, hóa đơn này vẫn phải được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan Nhà nước khi cần.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng, đã kê khai thuế thì cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai là lập biên bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên, trong đó ghi rõ sai sót và người chịu trách nhiệm về hóa đơn. điều chỉnh hóa đơn bán hàng.

Hóa đơn này phải ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm), số lượng hàng hóa, giá bán, thuế giá trị gia tăng,… và không được ghi số âm (-).

Chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

nguyên tắc chuyển đổi

Người bán cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán theo quy định.

điều kiện chuyển đổi

• Thể hiện đầy đủ nội dung của bản gốc hóa đơn điện tử
• Có ký hiệu riêng xác nhận việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi

Ký hiệu riêng cho hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng này bao gồm các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (“CHUYỂN ĐỔI HÓA ĐƠN TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ tên, chữ ký của người chuyển đổi, thời điểm chuyển đổi.

Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Loại hóa đơn này khi tổ chức, cá nhân muốn phát hành phải thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Cơ quan thuế cấp mã xác thực, số hóa đơn và tổ chức, cá nhân tiến hành ký điện tử (có chữ ký số) trên hóa đơn. Nhờ đó, tổ chức phát hành hóa đơn không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo định kỳ.

Hóa đơn điện tử không có mã xác nhận

Hóa đơn điện tử không có mã tra cứu hay còn gọi là hóa đơn điện tử được áp dụng thí điểm đối với doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 01/11/2018 và bắt buộc áp dụng đối với doanh nghiệp trên toàn quốc từ ngày 01/01/2020.

Loại hóa đơn này cũng giống như hóa đơn giấy về thủ tục phát hành, hủy, xóa, thu hồi hóa đơn nếu có sai sót. Doanh nghiệp phải báo cáo tình hình sử dụng các loại hóa đơn này định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.

Một số thắc mắc về hóa đơn điện tử

Khi nào sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang?

Trường hợp số lượng hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì tại các lĩnh vực như siêu thị, vật liệu xây dựng…

Người bán cần đăng ký với cơ quan thuế và Cục thuế sẽ xem xét việc doanh nghiệp có được sử dụng nhiều trang hóa đơn điện tử hay không.

Hóa đơn điện tử sau này có được xuất không?

Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lập đúng thời điểm lập hóa đơn, không được lập trước hoặc lùi thời điểm nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.

Tuy nhiên, tại Mục a Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39 về hóa đơn điện tử cũng quy định một số ngành cụ thể như sau:

• Điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình: chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày ghi nhận số liệu tiêu thụ điện, nước hoặc ngày hết thời hạn đối với dịch vụ viễn thông, truyền hình.
• Dịch vụ xây lắp: thời gian nghiệm thu, bàn giao công trình; khối lượng thi công, hoàn thành lắp đặt không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà ở: ngày thu tiền theo tiến độ dự án hoặc theo tiến độ trong hợp đồng
• Hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: ngày hoàn thành thủ tục hải quan là ngày xác định doanh thu tính thuế

Hóa đơn điện tử có hủy được không?

Hóa đơn điện tử được hủy trong 2 trường hợp sau:

• Viết sai hóa đơn, người bán và người mua chưa kê khai thuế
• Hóa đơn quá thời hạn lưu trữ 10 năm theo Luật kế toán

Cách hủy hóa đơn điện tử phải căn cứ vào quy định của pháp luật.

Hóa đơn điện tử không ghi ngày ký có hợp lệ không?

Theo quy định, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có ngày lập nhưng không bắt buộc phải có ngày ký. Tuy nhiên, ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên nên ngày lập và ký trên hóa đơn sẽ trùng nhau.

Trường hợp ngày lập và ngày ký khác nhau thì hóa đơn điện tử được coi là không hợp lệ và có thể bị cơ quan thuế xử phạt trừ các khoản chi phí theo quy định. Vì vậy, kế toán bên mua và bên bán cần lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp để tránh những rắc rối về sau.

Qua bài viết trên chắc hẳn các bạn đã biết hóa đơn điện tử là gì và cách quản lý hóa đơn điện tử rồi phải không? Hi vọng bài viết đã giúp các bạn nắm được những quy định cơ bản về loại hóa đơn này, đặc biệt là các bạn kế toán trẻ.