Hướng dẫn cách dùng hàm if trong excel với nhiều điều kiện

Hàm if trong excel là một trong những chức năng được sử dụng rộng rãi nhất. Tuy nhiên không phải ai cũng biết hàm này là gì và cách sử dụng hàm if trong Excel. Bài viết dưới đây của muahangdambao.com sẽ gửi đến bạn những thông tin cụ thể và chính xác nhất về chức năng này.

Hàm if trong Excel là gì?

Để hiểu cách sử dụng hàm if, bạn cần hiểu định nghĩa của nó. Chức năng này sẽ cho phép bạn so sánh logic giữa một giá trị và giá trị bạn muốn.

Đó là lý do tại sao một câu lệnh if có thể tạo ra hai kết quả. Kết quả đầu tiên sẽ là nếu so sánh của bạn là Đúng, kết quả thứ hai sẽ là nếu so sánh của bạn là Sai.

Ví dụ cú pháp hàm if trong Excel: =IF(C2 = Yes,1,2) cho biết IF(C2 = Yes, trả về 1 và ngược lại trả về 2).

Hàm if trong Excel với nhiều điều kiện là gì?

Như đã nói ở trên, hàm if là hàm giúp chúng ta kiểm tra giá trị đúng – sai của một phép tính trong Excel. Khi câu lệnh được thực hiện, nếu điều kiện đúng thì phần mềm sẽ trả về một giá trị nào đó còn nếu sai thì sẽ trả về giá trị khác.

Dấu phân cách giữa các phần tử trong công thức if có thể là “;” hay “,” tùy thuộc vào cài đặt cũng như thiết lập của từng máy. Trong quá trình viết hàm if trên Excel, Excel cũng sẽ hỗ trợ bằng cách hiển thị các công thức để người dùng tham khảo.

Cách viết hàm if trong excel

Cụ thể ta có công thức: NẾU(Logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Trong đó:

• Logical_test (bắt buộc): Đây là một giá trị hoặc biểu thức logic trả về TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) và là bắt buộc. Đối với tham số này, bạn có thể chỉ định xem đó là ký tự, ngày tháng, số hay bất kỳ biểu thức so sánh nào khác.
• Value_if_true (tùy chọn): Đây là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị TRUE (đúng) hay nói cách khác điều kiện này được thỏa mãn.
• Value_if_false (tùy chọn): Trái ngược với giá trị trên, đây là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic cho giá trị FALSE (sai) hay nói cách khác có nghĩa là điều kiện không được thỏa mãn.

Trong một số trường hợp bài toán chứa nhiều điều kiện như hàm if thì bạn cần sử dụng hàm AND, OR,… để kết hợp nhiều điều kiện lại với nhau.

• Nếu bài toán có nhiều điều kiện và các điều kiện xảy ra đồng thời, bạn cần sử dụng hàm AND trong biểu thức điều kiện. Cú pháp hàm AND đúng là: AND(logic1, logic2, logic3,…)
• Bài toán có nhiều điều kiện nhưng giá trị trả về chỉ cần thỏa mãn 1 trong các điều kiện bạn dùng thì thêm hàm OR trong biểu thức điều kiện. Cú pháp của hàm OR là: OR(logic1,logic2,logic3,..). Trong đó logic là các biểu thức điều kiện.

Hàm if cơ bản

Hàm if trong excel được xếp vào dạng hàm dựng sẵn trong nhóm hàm logic dùng để kiểm tra, tính toán với điều kiện cho trước. Công thức hàm if cơ bản rất dễ nhớ và dễ sử dụng:

Cú pháp lệnh cho hàm if cơ bản sẽ là =IF(điều kiện, giá trị số 1, giá trị số 2)

Cụ thể, trong số đó là:

• Nếu điều kiện là đúng, giá trị trả về sẽ là 1.
• Nếu điều kiện là sai, kết quả sẽ là 2 .

Hàm if nâng cao

Hàm if nâng cao sẽ thực hiện tính toán, kiểm tra trong trường hợp kiểm tra nhiều điều kiện khác nhau (hàm if đa điều kiện). Ưu điểm nổi bật của chức năng này là khả năng lọc dữ liệu và trả về các giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả kiểm tra mà bạn đã thực hiện trước đó.

Cú pháp lệnh của hàm if nâng cao là: =IF(điều kiện1,giá trị_if_true1,IF(điều kiện2,giá trị_if_true2,giá trị_if_false2 ))

Cụ thể trong đó:

• Giá trị kiểm tra sẽ là Điều kiện.
• Giá trị trả về khi điều kiện đúng sẽ là Value_if_true.
• Giá trị trả về khi điều kiện sai sẽ là Value_if_false.

*Chú ý:

• Với hàm if trong Excel 2010, 2013, 2016, 2007, bạn có thể sử dụng hàm if để kết hợp tối đa 64 hàm trong 1 công thức. Nhưng với phiên bản 2001 thì tối đa chỉ có 7 hàm if.

Cách sử dụng hàm if trong excel đa điều kiện

Để biết cách sử dụng hàm if các bạn có thể tham khảo bài tập hàm if trong excel có lời giải trên mạng. Nhưng trước tiên chúng ta cần biết cách sử dụng nó. Nếu như hàm if bình thường chỉ có 1 điều kiện thì hàm if đa điều kiện sẽ có rất nhiều điều kiện khác nhau, có thể là 2 điều kiện, 3 điều kiện hoặc hơn thế nữa.

Chức năng nếu 2 điều kiện

Hàm if với 2 điều kiện thường được sử dụng khi bài toán có tới 3 đối số cần so sánh. Ví dụ khi bạn cần tính kết quả “đạt” và “không đạt” trong Excel.

Công thức chung cho chức năng này sẽ là: =IF(logic_test_1, [value_if_true]NẾU((logic_test_2, [value_if_true], [value_if_false]))

Ví dụ: Để có thể tính được số tiền sau khi giảm giá vé tàu, biết rằng trẻ em từ 10 tuổi trở xuống sẽ được giảm một nửa số vé và miễn phí vé cho những người già trên 70 tuổi.

Công thức của hàm sẽ là: =IF(B2>70;C2-C2;IF(B2>10;C2;C2/2))

Hàm if có 3 điều kiện

Hàm if đa điều kiện còn được gọi là if lồng nhau. Ta dùng hàm if với 3 điều kiện khi có 4 tiêu chí so sánh trở lên. Thường sử dụng hàm if trong Excel để xếp hạng.

Công thức chung sẽ là: =IF(logic_test_1, [value_if_true]NẾU((logic_test_2, [value_if_true]NẾU(logic_test_3, [value_if_true], [value_if_false])))

Ví dụ, dựa trên điểm số, chúng tôi xếp hạng kết quả học tập của học sinh theo các tiêu chí sau:

• Điểm > 8: Đạt danh hiệu học sinh giỏi
• Từ 6.5 đến 7.9: Học sinh giỏi
• Từ 3,5 đến 6,4: Học sinh trung bình
• Dưới 3,5: Học sinh yếu

Để có được công thức ngắn gọn nhất, người dùng cần sử dụng hàm if với nhiều điều kiện, cụ thể ở đây là hàm if có tới 3 điều kiện. Lưu ý, khi sắp xếp, bạn nên sắp xếp các điều kiện quan trọng nhất ở trên.

Cụ thể ta có: =IF(C2>=8;”Tốt”;IF(C2>=6.5;”Tốt”; IF(C2>=3.5;”Trung bình”;”Yếu”)))

Tuy nhiên, nếu điều kiện so sánh quá nhiều, lên đến 5 hoặc 6 điều kiện thì người dùng nên nghĩ đến việc sử dụng một hàm khác hoặc sử dụng kết hợp nhiều hàm để có công thức ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

Hàm if với điều kiện là

Khi sử dụng hàm if với điều kiện chữ thường, công thức sẽ không cần phân biệt chữ hoa chữ thường. Để sử dụng hàm if này trong so sánh ngày, người dùng cần đặt nó trong câu lệnh DATEVALUE.

Ví dụ: Vẫn với bài toán trên, nếu HS thuộc KV3 sẽ được cộng 1 điểm, HS thuộc KV2 được cộng 0,5 điểm và HS thuộc KV1 không được cộng thêm điểm.

Công thức cụ thể là: =IF(C3=”range 1″;0;IF(C3=”range 2″;0.5;1))

Kết quả: Người A thuộc khu vực 2 được cộng 0,5 điểm.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm kiếm chính xác, phân biệt chữ hoa chữ thường trong điều kiện, chỉ cần thêm EXACT trước phần so sánh.

Cú pháp cụ thể: =IF(EXACT(logic_test), [value_if_true], [value_if_false])

Hàm if với điều kiện ngày tháng

Khi sử dụng hàm if để so sánh ngày tháng, nó sẽ không được nhận dạng dưới dạng chuỗi. Ví dụ: Kiểm tra danh sách những người được nhận ưu đãi, biết ưu đãi này áp dụng cho những người sinh sau ngày 01/01/2000.

Ta có cú pháp: =IF(B2>DATEVALUE(“01/01/2000″);”Nhận”;”Không nhận”)

Ngoài các hàm phổ biến trên, chúng ta còn có các hàm if và left nhưng chúng không được sử dụng quá nhiều.

Nếu lỗi chức năng trong Excel

Có 2 lỗi thường gặp trong quá trình sử dụng Excel đó là:

• Sự cố: Các đối số tham chiếu giá trị bị lỗi
• Sự cố: Nhập sai cú pháp

Trên đây là một số cách sử dụng hàm if trong Excel với nhiều điều kiện mà bạn có thể tham khảo khi cần tính toán điều kiện trong Excel. Hãy áp dụng chúng ngay với các bài tập và bài toán cụ thể của bạn khi còn có thể.