KPI là gì? Tìm hiểu vai trò và cách xây dựng KPI

Quản lý nhân sự dựa trên KPI là một trong những phương pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng làm việc của nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp. Vậy KPI là gì? Vai trò và cách xây dựng? Hãy cùng theo dõi nội dung chi tiết dưới đây của muahangdambao.com nhé!

KPI là gì? KPI là viết tắt của từ gì?

KPI là từ viết tắt của Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu quả, là công cụ đo lường, đánh giá dựa trên các thước đo, chỉ tiêu định hướng… phản ánh thành tích hoạt động của tổ chức, cá nhân. được kết quả cuối cùng.

Các loại KPI phổ biến nhất hiện nay

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có một hệ thống KPI khác nhau dựa trên kế hoạch, và phải trải qua quá trình mới thấy được kết quả của kế hoạch đó. Tuy nhiên, chúng ta cần một tiêu chuẩn đo lường nhất định để đánh giá hiệu quả hoạt động. Mặc dù có nhiều KPI, nhưng hầu hết chúng thuộc hai loại:

• KPI gắn với mục tiêu chiến lược: Với mục tiêu chiến lược sẽ có tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty.
• KPI gắn với mục tiêu chiến thuật: Chiến thuật là cách áp dụng các phương pháp thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó.

Ngoài cách phân loại trên, KPI còn được phân loại theo ngành, đó là:

KPI kinh doanh

KPI trong kinh doanh là gì? Giúp đo lường các mục tiêu kinh doanh dài hạn, theo dõi các chỉ số kinh doanh; từ đó điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định các lĩnh vực kinh doanh đang phát triển chậm.

Ví dụ về KPI kinh doanh như vậy là:

• Tốc độ tăng trưởng doanh thu
• Tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
• Chia sẻ lợi nhuận dựa trên vốn chủ sở hữu

KPI nhân sự

KPI trong nhân sự là gì? Là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của nguồn nhân lực gắn với chiến lược kinh doanh, mục tiêu kinh doanh và sứ mệnh của doanh nghiệp, công ty. KPI của bộ phận nhân sự được thiết lập nhằm tạo ra công thức làm việc thông minh, tối ưu hóa chi phí tuyển dụng, đào tạo và quản lý nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.

KPI của phòng nhân sự còn đánh giá hiệu quả công việc, góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng của phòng nhân sự khi theo dõi KPI.

KPI trong bán hàng

Sale là vị trí nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tiếp thị và tư vấn cho khách hàng lựa chọn sản phẩm. Vậy KPI trong bán hàng là gì? Đây là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của các cá nhân, bộ phận trong hoạt động bán hàng. Không có những con số thực, nhà quản lý rất khó nắm bắt được tình hình bán hàng, hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra chiến lược tốt.

Bên cạnh đó, các lĩnh vực như ngân hàng, marketing cũng có KPI riêng.

Vai trò của KPI đối với hoạt động của công ty, doanh nghiệp

KPI đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cá nhân và doanh nghiệp vì:

• Đo lường mục tiêu của bạn

Nhiều người nhầm lẫn KPI với mục tiêu kinh doanh. Điều đó hoàn toàn sai bởi KPI là phương pháp đo lường mục tiêu, chỉ tiêu. Đo lường bằng phương pháp này sẽ giúp bạn biết mình sai ở đâu, từ đó đưa ra quyết định, điều hướng để gắn với mục tiêu của mình.

• Tạo môi trường học tập

Dữ liệu được tạo ra bằng cách đo kpi có thể tạo ra nhiều cuộc trò chuyện tại nơi làm việc. Khi bạn nhìn thấy một điểm bất lợi trên KPI, bạn sẽ có cơ hội trao đổi với những cá nhân, tổ chức có liên quan để giải đáp và đưa ra định hướng đúng đắn cho bạn. Đo lường và thiết lập KPI sẽ giúp bạn học được nhiều điều.

• Nhận được nhiều thông tin quan trọng

KPI có thể cung cấp một cái nhìn tổng quan về hiệu suất của công ty bạn. Khi bạn ở trong một môi trường cạnh tranh cao, thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp đánh bại đối thủ.

• Nâng cao tinh thần làm việc

Từ việc phân tích thống kê KPI tạo động lực để nhân viên phấn đấu và đạt được kết quả mục tiêu đã đề ra trước đó.

Làm thế nào để xây dựng KPI phù hợp?

Việc đặt KPI không phù hợp khiến nhân viên cảm thấy áp lực, giảm hiệu quả công việc và ảnh hưởng đến mục tiêu chung của bộ phận. Vì vậy, để xác định đúng KPIs cho công ty, doanh nghiệp, cá nhân, phòng ban cần xác định rõ mục tiêu chung là gì. Mỗi KPI được theo dõi cần phải đo lường được và gắn với một mục tiêu cụ thể.

Một cách để đánh giá mức độ phù hợp của KPI là sử dụng tiêu chí SMART. Tiêu chí này bao gồm 5 yếu tố, đó là:

• Cụ thể: KPI cần được xác định và định nghĩa rõ ràng, hướng đến một lĩnh vực nhất định để có thể cải thiện rõ rệt. Các số liệu hiệu suất không rõ ràng sẽ tạo ra các KPI vô giá trị và không đóng góp gì vào việc cải thiện hiệu suất.
• Measurable (đo lường được) Bạn có thể đo lường tiến độ hướng tới mục tiêu đó không? Cần có khả năng đo lường và đánh giá dữ liệu và báo cáo. KPI mà không đo lường và đánh giá được thì cũng như không có KPI.
• Attainable (có thể đạt được): Sau khi xây dựng KPI thực tế, nhà quản lý cần có một cuộc họp thảo luận về các KPI đã đặt ra trước đó để nhân viên nắm rõ thông tin và hoàn thành mục tiêu. chi tiêu chung.
• Relevant (có liên quan): Các KPI có hướng đến mục tiêu chung không?
• Dựa trên thời gian: Cần có mốc thời gian, khoảng thời gian nhất định khi hoàn thành công việc để đánh giá mức độ hoàn thành.

Cách xây dựng KPI hiệu quả

Việc xây dựng hệ thống KPI cần có sự tính toán hợp lý của người quản lý, đảm bảo nhân viên nào cũng thực hiện được. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đặt được KPI phù hợp với năng lực và trình độ của nhân viên vì nó mang tính chung chung, chung chung. Để xây dựng hệ thống đánh giá KPI hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Các phòng, ban, bộ phận tự xây dựng KPI có thể do các phòng, ban, bộ phận chức năng trực tiếp xây dựng cho các chức danh trong bộ phận đó trên cơ sở hướng dẫn, trợ giúp về phương pháp. của các chuyên gia

• Người xây dựng KPI thường sẽ là trưởng phòng/ban – người hiểu rõ nhất và tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu với các vị trí, chức danh trong phòng. Trong trường hợp bộ phận quá lớn, việc xây dựng KPI sẽ do quản lý cấp dưới thực hiện.
• Bộ phận quản lý nhân sự: Khác với phương pháp trên, phương pháp này sẽ đảm bảo tính khách quan và khoa học. Tuy nhiên, chỉ tiêu đưa ra có thể không sát thực tế, không thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của phòng/ban/bộ phận.

Bước 2: Xác định KRA của bộ phận (Khu vực Kết quả Chính)

Mỗi bộ phận, ban tổ chức có chức năng/nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận. Hệ thống KPI được xây dựng cần thể hiện được đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ.

Bước 3: Xác định chức danh đảm nhiệm và trách nhiệm của chức danh đảm nhiệm

Đối với mỗi vị trí, chức danh, người xây dựng KPI cần chỉ ra một số trách nhiệm của người đảm nhiệm vị trí công việc đó. Trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống KPI. Vì vậy, những trách nhiệm này cần được quy định rõ ràng.

Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất

• KPI bộ phận: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng/ban/bộ phận, người xây dựng hệ thống KPI sẽ đưa ra các chỉ số cho từng bộ phận. Các chỉ số này là cơ sở để xây dựng KPI của từng vị trí, chức danh.
• Hệ thống đo lường hiệu suất cho từng vị trí

• Trọng số KPI được xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của các vị trí trên và chỉ số của từng bộ phận.
• Tất cả các chỉ số phải đảm bảo tiêu chí Smart, phải có nguồn thông tin mà doanh nghiệp đang và sẽ áp dụng.
• Kỳ đánh giá thường được áp dụng theo tháng, quý hoặc năm.

Bước 5: Xác định mức độ cho điểm đối với kết quả đạt được

Điểm đánh giá KPI thường được chia thành 2-5 mức điểm tương ứng với mức độ hoàn thành công việc. Càng nhiều mức điểm thì việc đánh giá càng khách quan. Nếu chia nhỏ các mức điểm thì việc đánh giá sẽ vô cùng khó khăn.

Bước 6: Gắn kết kết quả đánh giá KPI với lương thưởng

Ứng với từng khung điểm cụ thể sẽ có một chỉ số đo lường hiệu quả công việc đó là lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ cụ thể khác. Tùy từng vị trí, lĩnh vực… mà đơn vị đưa ra kế hoạch KPI phù hợp để đảm bảo hiệu quả làm việc của CBNV.

Với những thông tin trên, hy vọng đã giúp bạn giải đáp được khái niệm KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả. Mọi thắc mắc cần được giải đáp vui lòng liên hệ với chúng tôi, đội ngũ nhân viên muahangdambao.com Sẵn sàng hỗ trợ bạn.