PO(Purchase Order ) là gì? Tìm hiểu và quy trình sử dụng của PO

Trong lĩnh vực tài chính, xuất nhập khẩu, nhiều người thường thắc mắc về khái niệm PO. Bài viết ngay dưới đây của muahangdambao.com sẽ giải đáp cho bạn những thắc mắc này một cách cụ thể nhất. Hãy cùng nhau đọc.

Tìm hiểu khái niệm PO trong xuất nhập khẩu là gì?

Mã PO là gì? PO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Purchase Order” hay còn được gọi là đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Khi có đầy đủ chữ ký của hai bên thì cũng được coi là hợp đồng mua bán, có tính ràng buộc pháp lý giữa hai bên (trường hợp không có hợp đồng trước).

Lợi ích mà PO mang lại là gì?

PO được coi là một chứng từ và được dùng để kiểm tra các vấn đề liên quan đến việc đặt hàng đúng hạn cũng như chất lượng dịch vụ trong giao dịch. Ví dụ: sau khi hợp đồng được hai bên ký kết, PO sẽ bao gồm số lượng, giá cả, điều khoản, thanh toán và nhiều điều kiện khác. Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng PO vì:

• PO giúp người mua truyền đạt chính xác ý định, quyền chọn cho người bán.
• Người bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giúp dễ dàng quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàng.
• Giúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo một quy trình chuẩn.
• Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các gói hỗ trợ tài chính dựa trên PO. Rất nhiều cơ sở tài chính và thương mại chủ yếu được cung cấp theo đơn đặt hàng thường xuyên được các nhà thầu sử dụng.

Ứng dụng của PO trong thị trường ngày nay là gì?

PO có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng dưới đây là những ứng dụng phổ biến nhất, đó là:

• Tìm kiếm các mặt hàng tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu).

• Tìm các dịch vụ và tiện ích khác.
• Yêu cầu người dùng sử dụng sản phẩm nhập khẩu (dùng trong doanh nghiệp tư nhân).
• Hãy tìm những sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và sản xuất trong nước.
• Tìm kiếm các sản phẩm ở các khu vực khác có nguồn gốc tự nhiên và được sản xuất tại địa phương.
• Tối ưu hóa việc mua sản phẩm, dịch vụ của khách hàng.

Quá trình sử dụng PO là gì?

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua hàng bằng PO sẽ khác nhau. Tuy nhiên thông thường các bước sử dụng và tạo PO đều sẽ diễn ra theo quy trình sau:

• Bước 1: Người mua sẽ tìm hiểu và quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ nào đó của doanh nghiệp.
• Bước 2: Người mua sẽ xuất hóa đơn PO cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
• Bước 3: Người bán sẽ nhận PO và xác nhận với người mua xem có thể đáp ứng tất cả các điều kiện đặt hàng hay không. Nếu người bán không thể thực hiện yêu cầu của người mua, PO sẽ bị hủy ngay lập tức.
• Bước 4: Nếu người bán đã xác nhận giao dịch, người mua sẽ bắt đầu chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng đơn đặt hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để có thể đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng số lượng. tiến độ theo yêu cầu của người mua.

• Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng theo yêu cầu, người bán có thể nhờ đơn vị chuyên về vận tải – logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển đúng số lượng PO mà người mua đã gửi.
• Bước 6: Người bán sẽ xuất hóa đơn cho đơn hàng. Bao gồm cả số PO do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất.
• Bước 7: Sau khi kiểm tra hàng, người mua sẽ tiến hành thanh toán theo các điều khoản trong đơn hàng cho người bán.

Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả nhất?

PO là một trong những chứng từ rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách cũng là yếu tố cần thiết để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. cung cấp.

• Quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đã đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải rõ ràng, dễ tiếp cận và hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này cũng sẽ làm cho việc lựa chọn nhà cung cấp dễ dàng và chính xác hơn.
• Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại từng sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và tách các giao dịch mua thành nhiều danh mục cố định.

• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng nhằm kiểm soát chi phí cũng như ngăn chặn kịp thời các sai sót trong quản lý tài chính. Có sẵn quy trình phê duyệt phù hợp cũng sẽ giúp bạn ngăn chặn các giao dịch mua không mong muốn, đặc biệt trong trường hợp các đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một mẫu sản phẩm.
• Đưa ra các hạng mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì số liệu chính xác của từng đơn hàng. Điều này cũng giảm thiểu lỗi và đảm bảo tất cả các chi tiết được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hoặc chi tiết vận chuyển cũng như thuế đối với hàng hóa. hóa học của bạn.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo tính bảo mật cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ cũng cần được lưu trữ đúng cách để hạn chế mất mát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
• Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng, minh bạch. Cùng với đó, khi PO bị hủy phải có văn bản chính thức chứa các thông tin liên quan kèm theo chữ ký chấp thuận. PO bị hủy vẫn cần được lưu trữ cùng với các tài liệu liên quan khác.

Đây là những điều chính bạn cần biết về PO là gì? trong kinh doanh cũng như các ý nghĩa khác của PO. Muahangdambao.com hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi đã có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO cũng như dễ dàng hơn trong việc quản lý.